こんにちは、たくみです。
突然ですが、御社はメールマガジンやニュースレターを送るのに、社員がGmailやメールソフトを使用して一斉送信していませんか？
比較的、「規模の小さい会社」だと予算をなるべく抑えたい（抑えざるを得ない）という理由でなんでも自社でやろうとしてしまいがちですよね。
でも実はソレ、逆に人件費とコストを増やしているかもしれません。
予算も人件費も限られている状況下で闘っているからこそ、優先順位を明確にして作業効率化をはかり、コスト削減に繋げる事がとても重要です。
そして、もし御社が予算も人件費も限られた中でメールマガジンやニュースレターを配信しているのならば、作業効率化のために「メール配信サービス」を利用することを強くおすすめします。
そこで今回は、私自信が「メール配信サービス」を利用したことで得られているメリットをもとに、メール配信サービスを強く勧める7つの理由についてPDCAサイクルを使用し、効率性を見える化し、分かりやすくご説明していきます。
目次
Plan（計画）編
PDCAサイクルとは
PDCAサイクルは元々、トヨタ自動車が工場の「生産効率」を上げる為に考案され作られたフレームワークです。
低いコストで、いかに高い生産性を発揮できるかを追求する事ができる為、「業務改善」にも最適だとされ、今では多くの企業で採用されています。
これも、メール配信の「コスト削減」という課題にも応用できる為、今回もPDCAに基づいてご説明し、課題を明確にした上で継続的な改善に繋げていただければ幸いです。
1.サーバーやシステム管理の手間が省ける
メール配信でメールマガジンやニュースレターを送る場合、大抵の企業は送信先の数は数百〜数千になるでしょう。
それだけ大数のメールを、普段メール配信で使用しているメールソフトから同時に配信するのはメールソフトにも負荷がかかりますし、サーバーにも負荷がかかってしまいます。
また「HTMLメール」や「効果測定システム」を自社で一から用意するとなるとシステム管理やサーバー管理も当然しなければならなくなります。
社内に専属社員がいれば、それらの管理をすることができるかもしれませんが、そうでないのであれば、無理をせずに、メール配信サービスを使ったほうが、かける必要のない労力や時間、コストを削減することができます。
Do（実行）編
次に、メール配信サービスとメールマガジンにおける作業面の比較についてをご説明します。
2.ステップメールをカンタンに作成できる
メールマガジンやニュースレターの配信リストに登録された日から、自動でメール送信をしてくれる「ステップメール機能」があるのも魅力的なポイントです。（サービスによって備わっていないものもあります）
お客様の記憶から商品やサービスを思い出していただく、商品やサービスを購入していただくように教育（リードナーチャリング）、また有益情報を提供するなど、ステップメールが効果を発揮する場面は多いので、メールマーケティングでは重要な施策です。
ステップメールを自社でやるのは、送信する相手が数人程度ならばまだ可能かもしれません。しかし数百人規模を超えると、自社のみでまわすのは現実的ではありません。しかもこの様な施策を行えていない会社のほうが多いのです。
メール配信サービスを使用すれば、最初にステップメールのシナリオを設定・作成を行うことで、その後は自動でメール送信されます。
これならばメールの『送信ミス』や『送信忘れ』などを未然に防止する事ができます。そして、なにより無駄な人件費をかけないので、人件コストを削減する事ができるのです。
3.HTMLメールがカンタンに作成できる
スマートフォン（スマホ）の普及とともに、日本でもHTMLメールが当たり前になってきました。HTMLメールを使えばメール内にボタンリンクを設置したり、画像を表示させたりすることが可能です。
しかし、HTMLメールを作るにはHTMLやCSSでのコード作成が必要になります。
PCだけでなくスマホでもレイアウトが崩れることなく表示させるのは、スマホ対応しているWebページを1つ作るのと同じ労力がかかってしまいます。
ですが、メール配信サービスを使えば「HTMLメール作成機能」が備わっているものもあり、HTMLやCSSを扱えない方でもカンタンにHTMLメールを作成することができます。
一から技術の勉強する必要がなく、HTMLメールをカンタンに作成できるので、メールコンテンツ作成に集中することができます。
4.分類別（セグメント）で様々な層にメール配信できる
1つの配信リストを細分化し、住んでいる場所や性別、年齢など様々なジャンルで分け、それぞれに合わせた内容のニュースレターを送ることで、開封率やコンバージョン率（成約率）を上げるためにとても重要な事です。
メール配信サービスには「セグメント機能」と呼ばれる、配信リストを様々な層にジャンル分けして、新しい配信リストを作成する機能が備わっているものがあります。
今までの様に、配信リストをCSVでダウンロードして、、、エクセルで分類して、、、配信リストを作って、、、アップロードする。という面倒な手間をかけずに、1箇所で設定できるのは非常に便利ですよね。
5.メール配信の日時指定ができる
メールマガジンやニュースレターを送るタイミングは、メール開封率に大きく影響するのでとても重要な事です。（メール配信において、成約はタイミングが全てと言っても過言ではないと思っています）
送る相手によっては水曜日の昼12時ごろが最適な時間という人もいれば、休日の朝7時に送るのが最適という人もいます。
お客様それぞれの最適な時間に合わせて、メールマガジンやニュースレターを手動で送るのは、誤送信、未送信などの人的ミスだけでなく、社員の負担（朝7時に送信ボタンを押さなければならない）も増えてしまいます。
事前に、メールマガジンやニュースレターの配信日時を設定（予約）しておけば、時間になると自動でメール送信してくれるので、社員の負担を大幅に軽減することができます。
Check（評価）編
次にメール配信において、効果測定、分析の効率性についてご説明します。
6.どれだけ開封されているかなど「効果測定、分析」ができる
HTMLメールを使えば、ニュースレターを送信して、どれだけ開封されているのか、メール内のリンクをクリックした人がどれだけいるのか（クリック率）を測定することができます。
メールマガジンやニュースレターどちらにしても、送ったら終わりではなく、送った後の反応を分析し、改善していくことは「開封率→クリック率→成約率」と繋がるのでとても重要な事です。
開封率が上がる、商品ページへの流入が増える（クリック率）可能性に気づくことなく、がむしゃらにメールを送り続けるよりも、分析結果から次に繋げるできれば、論理付けられたメール修正が可能となり、メールの質を上げていくことができます。
そうする事で、結果的に低いコストで高い質（生産性）を発揮する事ができるのです。
この効果測定、分析をするためのシステムを自社で用意するのは手間もコストもかかります。それよりもメール配信サービスを利用したほうが時間もコストも削減できるので、効率的です。
Action（改善）編
最後に、メール配信サービスにおいての「効果改善システム」についてご説明します。
7. A/Bテストがカンタンにできる
メール配信サービスには「A/Bテスト」をすることができるものもあります。
A/Bテストとは、1つの配信リストに対して、メールタイトルをAとBの2つ用意して、どちらがより開封されるかをテスト（開封率の比較）することです。
「効果測定」の1つではありますが、複数の施策を同時にテストすることができれば、予め改善の仮説を立てて、その仮説をA/Bテストを使って検証するという「予知改善」をしていくことができます。
まとめ
御社で「メール配信サービス」を本格的に導入するとなれば、無料ではなく有料になると思いますが、
金額に目を向けるのではなく、その初期投資によってどれだけのリターン（人件費の削減やコストの削減など）に目を向けましょう。
メール配信を集客目的のツールとしてただ使用している私たちと、メール配信サービスの利便性について24時間考案している会社だとどちらが信用できるでしょうか？もう一目瞭然ですよね。
便利なツールがあれば、惜しむ事なく、プライドなど関係なく正直に活用する事です。それを活用したほうが効率的かつ成果も出しやすいですね。
そして、なにより自分たちが今本当に時間と労力をかけるべきことに一点集中することができるようになります。